MailTwin
Dla asystentek i asystentów: trzy skrzynki, trzy style
Większość narzędzi do poczty zakłada jedną osobę, która pisze we własnym imieniu. Ta praca tak nie wygląda. Asystentka zarządu albo asystent wirtualny pisze w swoim imieniu, w imieniu przełożonego, a często jeszcze drugiego, a każde z tych trzech ma własny ton, którego trzeba się było uczyć miesiącami i ręcznie.
MailTwin uczy się stylu osobno dla każdego konta pocztowego. Jeśli w Apple Mail są Państwa własny adres i adresy dwóch osób z zarządu, zbuduje trzy odrębne style z trzech odrębnych zbiorów poczty wysłanej, na samym Macu. Nic nie jest między nimi wspólne. Zmiana skrzynki zmienia styl.
Z tego, co wiemy, nic innego tak nie robi. Dla większości ludzi to przypis. W tej pracy to cała rzecz.
Jak to działa
Zaznaczają Państwo wiadomość w Apple Mail i wpisują punkty, które ma zawierać odpowiedź — „czwartek pasuje, materiały w załączniku, przeprosiny dla pani Kowalskiej” — a MailTwin wpisuje do okna odpowiedzi gotowy e-mail: powitanie, każdy punkt pełnym zdaniem, pożegnanie, w stylu wyuczonym dla tego konta. Zostaje przeczytać, zmienić, co Państwo zechcą, i wysłać. Sam z siebie nie wysyła nigdy.
| Wpisują Państwo | Dostają Państwo |
|---|---|
| potwierdzić czwartek 10:00, sala na pierwszym piętrze, poprosić Anię o materiały | Kompletne potwierdzenie z godziną i salą oraz prośbę o materiały, sformułowaną tak, jak formułuje to Państwa przełożony |
| prezes nie da rady, proponuje przyszły tydzień, prosi o protokół | Uprzejmą odmowę, propozycję nowego terminu i prośbę o protokół w jednej wiadomości |
| dziękujemy za dokumenty, przeczyta w przyszłym tygodniu, bez deklaracji | Życzliwe potwierdzenie odbioru, które dziękuje i niczego nie obiecuje |
| samolot ląduje 19:40 na Okęciu, kierowca przy wyjściu, stolik na 21:00 | Wiadomość z planem wieczoru, z trzema informacjami po kolei i bez przesuniętej godziny |
MailTwin streszcza też długie wątki, wyciąga z nich zadania, tłumaczy i poprawia szkic, który już Państwo napisali, również w oknie pisania w programie Mail. Zanim taka poprawka dotknie szkicu, kontrola na Macu odrzuca tekst, w którym zmieniła się kwota, data, liczba, link albo adres. Czy nowo sformułowane zdanie jest prawdziwe, tego nie oceni, i dlatego ostatnim czytelnikiem są Państwo.
Pytanie, które zada przełożony
Korespondencja, którą Państwo prowadzą, nie należy do Państwa i nie Państwo decydują o oddaniu jej stronie trzeciej. Ten zarzut zasługuje na prawdziwą odpowiedź, a nie na plakietkę o prywatności.
MailTwin nie ma serwera. Nie ma konta MailTwin i nie ma dokąd wysłać Państwa poczty, nawet gdybyśmy chcieli. Silnik AI wybierają Państwo z ośmiu. Dwa z nich, Apple Intelligence na macOS 26 lub nowszym oraz Ollama, pracują na samym Macu, więc wiadomość nie jest w ogóle nigdzie przesyłana. Przy dostawcy w chmurze zapytanie idzie z Maca prosto do tego dostawcy, na kluczu, który Państwo dostarczają i który mogą w każdej chwili unieważnić.
O uczeniu stylu trzeba wiedzieć dokładnie, bo tu jest niuans. Indeks powstaje na Macu i tam zostaje, w Państwa koncie użytkownika. Kiedy generują Państwo tekst u dostawcy w chmurze, razem z zapytaniem jedzie krótka próbka poczty już wysłanej z tego konta — prosto do tego dostawcy i nigdy do MailTwin. Przy Apple Intelligence albo Ollamie nie wychodzi nic.
Jeśli odpowiedź Państwa organizacji brzmi „żadnej AI w chmurze”, te dwa silniki działające na Macu są pełną odpowiedzią, a nie trybem okrojonym.
Czego nie robi
Nie segreguje, nie archiwizuje i nie odpowiada nikomu samodzielnie. Nie ma trybu autonomicznego. Wymaga macOS 13 lub nowszego, działa tylko z Apple Mail i nie ma aplikacji na iPhone’a ani iPada. Przy pierwszym uruchomieniu prosi o dwa uprawnienia macOS, Automatyzację dla programu Mail i Dostępność: kilka minut w Ustawieniach systemowych, czego nie da się zautomatyzować, bo tak zaprojektowało to Apple.
I jeśli Państwa odpowiedzi to głównie jedna linijka, niewiele Państwu da. Narzędzie zarabia na siebie przy wiadomościach na akapit — w tej pracy przy większości, ale warto wiedzieć, dla której połowy skrzynki się je bierze.
Dla stowarzyszeń i sieci asystenckich
Jeśli prowadzą Państwo organizację zrzeszającą asystentki i asystentów i chcieliby Państwo, żeby członkowie na to spojrzeli, proszę napisać na [email protected]. Wyślemy licencje do użytku w biurze na dwa tygodnie, bez warunków i bez oczekiwań w zamian. Nie prosimy o rekomendację i nie sugerujemy, że ją mamy. MailTwina robi Smilodon AS, jednoosobowa firma z Norwegii, a na tym adresie odpowiada ta sama osoba, która pisze kod.
Najczęstsze pytania
Czy MailTwin potrafi pisać w więcej niż jednym stylu?
Tak, i po to powstał. Styl uczony jest osobno dla każdego konta pocztowego. Jeśli w Apple Mail są Państwa własny adres i adresy dwóch osób z zarządu, MailTwin zbuduje trzy odrębne style z trzech odrębnych zbiorów poczty wysłanej, a między tymi zbiorami nic nie jest wspólne.
Czy poczta mojego przełożonego trafia do strony trzeciej?
To Państwa wybór. Dwa z ośmiu silników AI, Apple Intelligence i Ollama, pracują na samym Macu, więc wiadomość nie jest wysyłana nigdzie. Przy dostawcy w chmurze zapytanie idzie z Maca prosto do tego dostawcy, na Państwa własnym kluczu, a razem z nim krótka próbka poczty już wysłanej z tego konta. Do MailTwin nie trafia nic: nie ma konta MailTwin ani serwera MailTwin.
Czy wysyła cokolwiek automatycznie?
Nie. Przygotowuje szkice. Każda wiadomość jest szkicem, który Państwo czytają, poprawiają i wysyłają sami. Nie ma trybu autonomicznego ani wysyłki zaplanowanej.
Czy działa z kontami Outlook albo Gmail?
Działa ze wszystkim, co obsługuje Apple Mail, a więc również z Exchange, Microsoft 365, Gmailem, iCloud i zwykłym IMAP. Podłącza się do programu Mail, nie do dostawcy poczty.
Ile to kosztuje?
Licencja kupowana raz, z 30 dniami pełnej wersji próbnej i bez podawania karty na starcie. Dla biura jest pakiet pięciu licencji.
Na jeden prawdziwy tydzień
Trzydzieści dni, wszystkie funkcje, bez karty. Interfejs jest w piętnastu językach, po polsku też.