MailTwin
Für die Assistenz: drei Postfächer, drei Stimmen
Die meisten E-Mail-Werkzeuge gehen von einer Person aus, die in eigenem Namen schreibt. So sieht diese Arbeit nicht aus. In der Assistenz schreiben Sie als Sie selbst, als Ihre Chefin, oft noch als ein zweiter Vorgesetzter, und jede dieser Stimmen hat einen Ton, den Sie sich über Monate von Hand angeeignet haben.
MailTwin lernt die Stimme für jedes Mail-Konto getrennt. Führt Apple Mail Ihre Adresse und die Adressen zweier Führungskräfte, entstehen daraus drei getrennte Stimmen aus drei getrennten Beständen gesendeter E-Mails, auf dem Mac selbst. Zwischen ihnen wird nichts geteilt. Wer das Postfach wechselt, wechselt die Stimme.
Soweit wir wissen, kann das sonst kein Programm. Für die meisten Leute ist das eine Fußnote. Für diese Arbeit ist es der ganze Punkt.
Wie es abläuft
Nachricht in Apple Mail markieren, die Punkte tippen, die die Antwort machen muss — „Donnerstag passt, Unterlagen im Anhang, Entschuldigung an Frau Berger“ — und MailTwin schreibt die fertige E-Mail ins Antwortfenster: Anrede, jeder Punkt in ganzen Sätzen, Grußformel, im gelernten Ton dieses Kontos. Sie lesen, ändern, was zu ändern ist, und senden. Von allein sendet es nie.
Dasselbe gilt für die Absage, die höflich bleiben muss: „Termin am 17. geht nicht, Herr Vogel vertritt, neuer Vorschlag Mitte September“ wird zu einer vollständigen Mail, in der die Vertretung genannt und der Ersatztermin angeboten wird — und nicht zu drei hingeworfenen Sätzen, für die Sie sich beim nächsten Termin entschuldigen.
Dazu fasst MailTwin lange Verläufe zusammen, zieht die Aufgaben daraus heraus, übersetzt und überarbeitet einen Entwurf, den Sie bereits geschrieben haben — auch direkt im Verfassen-Fenster von Mail.
Wenn Zahlen und Termine drin stehen
Bevor eine Überarbeitung in den Entwurf zurückgeschrieben wird, prüft MailTwin auf dem Mac, ob Zahlen, Daten, Beträge, Links und E-Mail-Adressen unverändert geblieben sind, und lehnt die Änderung sonst ab. Der Fall, dass aus dem 17. der 18. wird, ist damit abgedeckt. Nicht abgedeckt ist die Frage, ob ein neu formulierter Satz inhaltlich stimmt; das kann eine solche Prüfung nicht beurteilen, und deshalb lesen Sie weiterhin jede Mail, bevor sie hinausgeht.
Die Frage, die Ihre Vorgesetzten stellen werden
Korrespondenz, die Sie betreuen, gehört nicht Ihnen, und Sie können sie nicht einfach an Dritte weiterreichen. Dieser Einwand verdient eine Antwort und kein Datenschutz-Siegel.
MailTwin hat keinen Server. Es gibt kein MailTwin-Konto, und es gibt keinen Ort, an den Ihre Post gehen könnte. Die KI wählen Sie aus acht Anbietern. Zwei davon, Apple Intelligence ab macOS 26 und Ollama, laufen auf dem Mac selbst; die Nachricht wird dann überhaupt nicht übertragen. Bei einem Cloud-Anbieter geht die Anfrage vom Mac direkt zu diesem Anbieter, mit einem Schlüssel, den Sie stellen und jederzeit sperren können.
Beim Stil-Lernen ist die Grenze genauer zu ziehen, als Werbetexte das gern tun. Der Stil-Index wird lokal aus den gesendeten E-Mails des jeweiligen Kontos gebildet und bleibt auf dem Mac. Erzeugen Sie mit einem Cloud-Anbieter, geht eine kurze Stilprobe aus diesen gesendeten E-Mails zusammen mit der Anfrage an genau diesen Anbieter, nie an MailTwin. Mit Apple Intelligence oder Ollama bleibt auch diese Probe auf dem Gerät.
Lautet die Regel Ihres Hauses „keine Cloud-KI“, sind die beiden lokalen Anbieter eine vollständige Antwort und kein Notbetrieb.
Was es nicht tut
Es sortiert nicht, legt nichts ab und beantwortet nichts von selbst. Einen autonomen Modus gibt es nicht. Besteht Ihre Post überwiegend aus einzeiligen Antworten, bringt es Ihnen wenig, denn geschrieben ist so eine Zeile schneller, als Sie sie diktieren könnten. Es setzt macOS 13 oder neuer voraus, arbeitet ausschließlich mit Apple Mail und hat keine App für iPhone oder iPad. Beim ersten Start braucht es zwei Berechtigungen von macOS, Automation für Mail und Bedienungshilfen; das sind ein paar Minuten in den Systemeinstellungen, und Apple lässt es bewusst nicht zu, diesen Schritt zu automatisieren. Geteilte Postfächer, gemeinsame Vorlagen oder eine Team-Verwaltung hat MailTwin ebenfalls nicht: Für mehrere Arbeitsplätze gibt es ein Fünfer-Paket an Lizenzen, mehr nicht.
Für Verbände und Assistenz-Netzwerke
Wenn Sie einen Verband für Assistenz- und Sekretariatsberufe leiten und das Ihren Mitgliedern zeigen möchten, schreiben Sie an [email protected]. Sie bekommen Lizenzen, die das Sekretariat zwei Wochen lang benutzen kann, ohne Bedingungen und ohne Gegenleistung. Eine Empfehlung wird weder erbeten noch unterstellt. Hinter MailTwin steht die Smilodon AS, eine Ein-Personen-Firma in Norwegen, und wer unter dieser Adresse antwortet, ist derselbe, der den Code schreibt.
Häufige Fragen
Kann MailTwin in mehr als einer Stimme schreiben?
Ja, dafür ist es gebaut. Die Stimme wird für jedes Mail-Konto getrennt gelernt. Führt Apple Mail Ihre eigene Adresse und die Adressen zweier Führungskräfte, entstehen daraus drei getrennte Stimmen aus drei getrennten Beständen gesendeter E-Mails. Zwischen ihnen wird nichts geteilt.
Gehen die E-Mails meiner Vorgesetzten an Dritte?
Das entscheiden Sie. Zwei der acht KI-Anbieter, Apple Intelligence und Ollama, laufen auf dem Mac selbst; die Nachricht wird dann überhaupt nicht übertragen. Bei einem Cloud-Anbieter geht die Anfrage vom Mac direkt zu diesem Anbieter, unter Ihrem eigenen Schlüssel. Es gibt kein MailTwin-Konto und keinen MailTwin-Server dazwischen.
Versendet MailTwin etwas automatisch?
Nein. Es entwirft. Jede Nachricht ist ein Entwurf, den Sie lesen, ändern und selbst senden. Es gibt keinen autonomen Modus und keinen zeitgesteuerten Versand.
Funktioniert das mit Outlook- oder Gmail-Konten?
Es funktioniert mit allem, was Apple Mail führt, also mit Exchange, Microsoft 365, Gmail, iCloud und IMAP. MailTwin hängt am Mailprogramm, nicht am Anbieter des Postfachs.
Was kostet es?
Eine Lizenz, einmalig gekauft, davor 30 Tage mit vollem Funktionsumfang und ohne Kreditkarte. Für mehrere Arbeitsplätze gibt es ein Fünfer-Paket.
Eine echte Arbeitswoche als Probe
30 Tage, voller Funktionsumfang, ohne Kreditkarte. Die Oberfläche gibt es in 15 Sprachen, Deutsch eingeschlossen.