MailTwin
Voor assistenten: drie postvakken, drie schrijfstijlen
De meeste mailprogramma’s gaan uit van één persoon die namens zichzelf schrijft. Zo ziet dit werk er niet uit. Als management- of directieassistent schrijft u namens uzelf, namens uw directeur, en vaak ook namens een tweede, en ze hebben alle drie een toon die u met de hand hebt leren treffen.
MailTwin leert de schrijfstijl per mailaccount apart. Staan in Apple Mail uw eigen adres en dat van twee directeuren, dan bouwt het drie stijlen uit drie gescheiden verzamelingen verzonden mail, op de Mac zelf. Ze delen onderling niets. Wisselt u van postvak, dan wisselt de stijl mee.
Voor zover wij weten doet niets anders dat. Voor de meeste mensen is het een voetnoot. In dit vak is het de hele zaak.
Hoe het werkt
U selecteert het bericht in Apple Mail en typt de punten die het antwoord moet maken. MailTwin schrijft de volledige e-mail in het antwoordvenster, in de stijl die bij dat account hoort: aanhef, elk punt in hele zinnen, afsluiting. U leest hem, verandert wat u wilt en verstuurt hem. Uit zichzelf verstuurt het nooit iets.
| U typt | U krijgt |
|---|---|
| donderdag 10.00 bevestigen, zaal op de eerste verdieping, agenda opvragen bij Els | De complete bevestiging, met tijd en zaal, en het verzoek om de agenda zoals uw directeur het zou vragen |
| hij kan er niet bij zijn, stelt volgende week voor, graag het verslag | Een nette afmelding, de andere datum en het verzoek om het verslag, in dezelfde mail |
| bedankt voor de stukken, hij leest ze volgende week, nog geen toezegging | Een vriendelijke ontvangstbevestiging die bedankt zonder ergens ja op te zeggen |
| vlucht landt 19.40 op Schiphol, chauffeur bij aankomst, tafel om 21.00 | De mail met het avondprogramma, de drie gegevens op volgorde en geen tijdstip dat verschoven is |
Het vat ook lange mailwisselingen samen, haalt de actiepunten eruit, vertaalt, en verbetert een concept dat u al geschreven hebt, ook binnen het schrijfvenster van Mail. Voordat zo’n herschrijving uw concept raakt, weigert een controle op de Mac de tekst zodra er een bedrag, datum, aantal, link of adres veranderd is. Of een nieuw geformuleerde zin ook waar is, kan die controle niet beoordelen, en daarom bent u de laatste lezer.
De vraag die uw directeur gaat stellen
De post die u behandelt is niet van u om aan een derde partij te geven, en dat bezwaar verdient een echt antwoord in plaats van een keurmerk.
MailTwin heeft geen server. Er is geen MailTwin-account, en er is geen plek waar uw mail bij ons terecht zou kunnen komen, ook niet als we dat zouden willen. U kiest de AI zelf, uit acht. Twee daarvan, Apple Intelligence op macOS 26 of nieuwer en Ollama, draaien op de Mac zelf, dus dan wordt het bericht helemaal niet verstuurd. Met een aanbieder in de cloud gaat de aanvraag van de Mac rechtstreeks naar die aanbieder, met een sleutel die u zelf aanlevert en zelf kunt intrekken.
Over het leren van de schrijfstijl moet u het precies weten, want daar zit de nuance. De index wordt op de Mac gemaakt en blijft daar, binnen uw eigen gebruikersaccount. Genereert u met een aanbieder in de cloud, dan reist er met de aanvraag een kort stukje van de al verzonden mail van dat account mee, rechtstreeks naar die aanbieder en nooit naar MailTwin. Met Apple Intelligence of Ollama gaat er niets de deur uit.
Is het antwoord van uw organisatie “geen AI in de cloud”, dan zijn die twee motoren op de Mac een volledig antwoord en geen uitgeklede modus.
Wat het niet doet
Het sorteert niet, het archiveert niet en het beantwoordt niets op eigen houtje. Er is geen autonome modus. Het draait alleen vanaf macOS 13, alleen met Apple Mail, en een app voor iPhone of iPad bestaat niet. Bij de eerste start vraagt het twee rechten van macOS, Automatisering voor Mail en Toegankelijkheid: een paar minuten in Systeeminstellingen, en automatiseren kan niet, want zo heeft Apple het bedoeld.
En bestaan uw antwoorden vooral uit één regel, dan schiet u er weinig mee op. Het verdient zijn plaats op de berichten waar een alinea voor nodig is, in dit vak de meeste, maar het is goed om te weten voor welke helft van uw postvak u het haalt.
Voor verenigingen en netwerken van assistenten
Leidt u een beroepsvereniging voor secretaresses en managementassistenten, en wilt u dat uw leden hier eens naar kijken, mail dan naar [email protected]. Dan sturen we licenties die het kantoor twee weken kan gebruiken, zonder voorwaarden en zonder dat we er iets voor terugverwachten. We vragen geen aanbeveling en we doen ook niet alsof we er een hebben. MailTwin is van Smilodon AS, een eenmansbedrijf in Noorwegen, en wie op dat adres antwoordt, is degene die de code schrijft.
Veelgestelde vragen
Kan MailTwin in meer dan één stijl schrijven?
Ja, daar is het voor gemaakt. De stijl wordt per mailaccount apart geleerd. Staan in Apple Mail uw eigen adres en dat van twee directeuren, dan bouwt MailTwin drie stijlen uit drie gescheiden verzamelingen verzonden mail, en die delen onderling niets.
Gaat de post van mijn directeur naar een derde partij?
Dat bepaalt u zelf. Twee van de acht AI-motoren, Apple Intelligence en Ollama, draaien op de Mac zelf, dus dan wordt het bericht nergens heen gestuurd. Kiest u een aanbieder in de cloud, dan gaat de aanvraag van de Mac rechtstreeks naar die aanbieder, met uw eigen sleutel, en reist er een kort stukje verzonden mail van dat account mee. Naar MailTwin gaat er niets: er is geen MailTwin-account en geen MailTwin-server.
Verstuurt het uit zichzelf iets?
Nee. Het schrijft concepten. Elk bericht is een concept dat u leest, bijwerkt en zelf verstuurt. Er is geen autonome modus en er wordt niets ingepland.
Werkt het met Outlook- of Gmail-accounts?
Het werkt met alles wat in Apple Mail staat, dus ook met Exchange, Microsoft 365, Gmail, iCloud en gewone IMAP-accounts. Het haakt aan op het programma Mail, niet op de mailprovider.
Wat kost het?
Een licentie die u één keer koopt, met 30 dagen volledig proberen en zonder creditcard vooraf. Voor een kantoor is er een pakket van vijf licenties.
Probeer het een echte week
Dertig dagen, alle functies, geen creditcard. De bediening is er in vijftien talen, Nederlands inbegrepen.