MailTwin
Assistenti di direzione: tre caselle, tre voci
Quasi tutti i programmi per la posta danno per scontata una persona che scrive a nome proprio. Il lavoro non è quello. Chi fa l’assistente di direzione scrive a nome proprio, a nome del dirigente e spesso anche di un secondo, e ognuno di loro ha un registro che Lei ha imparato a mano, in mesi di lavoro.
MailTwin impara la voce separatamente per ogni account di posta. Se in Apple Mail ci sono il suo indirizzo e quelli di due dirigenti, costruisce tre voci distinte da tre insiemi distinti di posta inviata, sul Mac stesso. Fra loro non si scambiano niente. Cambia casella e cambia la voce.
Per quanto ne sappiamo non lo fa nient’altro. Per la maggior parte delle persone è una nota a piè di pagina. Per questo mestiere è tutto.
Come funziona
Seleziona il messaggio in Apple Mail e scrive i punti che la risposta deve toccare. MailTwin scrive l’email finita nella finestra di risposta, nella voce imparata da quell’account: saluto, ogni punto in frasi intere, chiusura. Lei la legge, cambia quello che vuole e la manda. Non manda mai niente da solo.
| Lei scrive | Quello che esce |
|---|---|
| confermo giovedì alle 10, sala al primo piano, chiedere a Elena l’ordine del giorno | La conferma completa, con ora e sala, e la richiesta dell’ordine del giorno formulata come la formulerebbe il suo dirigente |
| l’ingegnere non partecipa, propone la settimana prossima, farsi mandare il verbale | Un’assenza comunicata con garbo, la data alternativa e la richiesta del verbale nella stessa email |
| ringraziare per l’invio, lo guarda la settimana prossima, per ora nessun impegno | Un riscontro cortese che ringrazia senza impegnare a niente |
| volo a Linate alle 19:40, auto all’uscita, cena prenotata alle 21 | L’email con il programma della serata, i tre dati in ordine e nessun orario cambiato |
Riassume anche i thread lunghi, ne tira fuori le cose da fare, traduce e sistema una bozza che ha già scritto Lei, anche dentro la finestra di scrittura di Mail. Prima che la riscrittura tocchi la bozza, un controllo che gira sul Mac la rifiuta se sono cambiati numeri, date, importi, link o indirizzi. Giudicare se una frase nuova è vera non lo sa fare, ed è il motivo per cui l’ultimo lettore è Lei.
La domanda che Le farà il suo dirigente
La corrispondenza che gestisce non è sua da consegnare a terzi, e quell’obiezione merita una risposta vera, non un bollino sulla privacy.
MailTwin non ha un server. Non esiste un account MailTwin, e non c’è nessun posto dove la sua posta possa finire da noi nemmeno volendo. Il motore di IA lo sceglie Lei fra otto. Due, Apple Intelligence su macOS 26 o successivo e Ollama, girano sul Mac stesso, quindi il messaggio non viene trasmesso in nessun momento. Con un fornitore in cloud la richiesta parte dal Mac e va diritta a quel fornitore, con una chiave che fornisce Lei e che può revocare quando vuole.
Sull’apprendimento della voce conviene essere precisi, perché è lì che sta la sfumatura. L’indice si costruisce e resta sul Mac, dentro il suo utente. Quando genera con un fornitore in cloud, insieme alla richiesta parte un campione breve della posta che ha già inviato Lei, e va direttamente a quel fornitore, mai a MailTwin. Con Apple Intelligence o Ollama non esce niente dal Mac.
Se la risposta della sua organizzazione è «nessuna IA in cloud», i due motori che girano sul Mac sono una risposta completa, non una modalità ridotta.
Quello che non fa
Non smista, non archivia e non risponde a niente da solo. Non ha una modalità autonoma. Funziona solo da macOS 13 in su e solo con Apple Mail, e un’app per iPhone o iPad non esiste. Al primo avvio chiede due autorizzazioni di macOS, Automazione per Mail e Accessibilità: qualche minuto in Impostazioni di Sistema, e non si possono automatizzare, perché Apple ha deciso così di proposito.
E se le sue risposte sono quasi sempre di una riga, non Le serve a molto. Si ripaga sui messaggi che richiedono un paragrafo, che in questo mestiere sono la maggior parte, ma vale la pena sapere per quale metà della casella lo sta prendendo.
Per associazioni e reti di assistenti
Se dirige un’associazione di professionisti della segreteria e vuole che i suoi iscritti ci diano un’occhiata, scriva a [email protected]: mandiamo licenze da usare in ufficio per due settimane, senza condizioni e senza aspettarci niente in cambio. Non chiediamo endorsement e non li diamo per impliciti. MailTwin è di Smilodon AS, un’azienda di una persona sola in Norvegia, e chi risponde a quell’indirizzo è chi scrive il codice.
Domande frequenti
MailTwin può scrivere con la voce di più di una persona?
Sì, ed è esattamente quello per cui è fatto. La voce si impara separatamente per ogni account di posta. Se in Apple Mail ci sono il suo indirizzo e quelli di due dirigenti, MailTwin costruisce tre voci distinte da tre insiemi distinti di posta inviata, e fra loro non si scambiano niente.
La posta del dirigente per cui lavoro finisce a terzi?
Lo decide Lei. Due degli otto motori di IA, Apple Intelligence e Ollama, girano sul Mac stesso, quindi il messaggio non viene mandato da nessuna parte. Con un fornitore in cloud la richiesta parte dal Mac e va diritta a quel fornitore, con la chiave sua, e insieme viaggia un campione breve della posta già inviata da quell’account. A MailTwin non arriva niente: non c’è un account MailTwin e non c’è un server MailTwin nel percorso.
Manda qualcosa in automatico?
No. Scrive bozze. Ogni messaggio è una bozza che legge, corregge e manda Lei. Non c’è una modalità autonoma e non ci sono invii programmati.
Funziona con account Outlook o Gmail?
Funziona con quello che c’è dentro Apple Mail, quindi anche Exchange, Microsoft 365, Gmail, iCloud e account IMAP. Si attacca al programma Mail, non al fornitore di posta.
Quanto costa?
Una licenza una tantum, con 30 giorni di prova completa e nessuna carta per cominciare. Per un ufficio c’è un pacchetto da cinque licenze.
Lo provi su una settimana vera
Trenta giorni, tutte le funzioni, senza carta.